Warunki korzystania z serwisu arkanthar.com i usług mobilnej rozrywki

1. Wprowadzenie

Niniejsza strona określa warunki korzystania z serwisu internetowego arkanthar.com oraz zasady świadczenia przez POL usług rozrywkowych na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Regulamin ma zastosowanie do wszystkich Użytkowników odwiedzających serwis, a także do podmiotów dokonujących rezerwacji wydarzeń realizowanych przez Arkanthar.

Serwis ma charakter informacyjny i rozrywkowy. Prezentowane w nim formaty, w szczególności poker, ruletka, blackjack i inne motywy kasynowe, mają charakter wyłącznie rozrywki eventowej i nie stanowią formalnych usług hazardowych ani gry o realne środki pieniężne w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa.

2. Definicje

Na potrzeby niniejszego regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:

• Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca serwis arkanthar.com lub korzystająca z jego funkcjonalności (w tym formularzy kontaktowych i rezerwacyjnych).
• Organizator – POL, podmiot odpowiedzialny za przygotowanie i realizację wydarzeń rozrywkowych opisanych w serwisie, działający jako dostawca usług mobilnej rozrywki.
• Usługi – usługi rozrywkowe świadczone przez Organizatora, w szczególności przygotowanie oraz prowadzenie mobilnych wydarzeń tematycznych, wieczorów pokerowych, ruletki, blackjacka oraz innych formatów inspirowanych klimatem kasynowym.
• Wydarzenie – zorganizowany przez Organizatora event rozrywkowy realizowany na miejscu u Klienta lub we wskazanej lokalizacji (np. impreza firmowa, przyjęcie prywatne, wieczór tematyczny, gala).
• Rezerwacja – proces zamówienia Wydarzenia dokonywany przez Użytkownika (Klienta), obejmujący m.in. przekazanie danych kontaktowych, wybór formatu, ustalenie terminu i miejsca realizacji oraz akceptację warunków płatności.

3. Zakres usług

POL świadczy usługi mobilnej rozrywki polegające na przygotowaniu i prowadzeniu tematycznych wydarzeń off-site, realizowanych w lokalizacjach wskazanych przez Klienta na terenie Polski. Usługi obejmują w szczególności:

• organizację wieczorów pokerowych, w tym prywatnych stołów pokerowych, turniejów w stylu eventowym oraz formatów dopasowanych do imprez firmowych i prywatnych – z opisem szczegółów na stronie Poker;
• przygotowanie i obsługę ruletki eventowej, w tym stołów, akcesoriów oraz prowadzących – zgodnie z ofertą opisaną na stronie Roulette;
• realizację formatów opartych na blackjacku, w tym gry przy wielu stołach, turniejów oraz integracyjnych scenariuszy – zgodnie z ofertą na stronie Blackjack;
• kompleksową oprawę wydarzeń, obejmującą m.in. dekoracje tematyczne, oświetlenie, elementy scenografii i rekwizyty, zgodnie z aktualnymi pakietami opisanymi na stronie Packages;
• zapewnienie prowadzących, hostów i krupierów eventowych, odpowiadających za przebieg atrakcji, wprowadzenie gości w klimat wydarzenia oraz dbanie o atmosferę i zasady fair play;
• doradztwo w zakresie scenariusza wydarzenia, konfiguracji pakietu atrakcji, harmonogramu oraz integracji oferty POL z innymi elementami programu imprezy.

Zakres każdej realizacji jest ustalany indywidualnie na etapie przygotowania oferty oraz potwierdzenia Rezerwacji i może różnić się w zależności od wybranego pakietu, liczby uczestników, lokalizacji i budżetu.

4. Proces rezerwacji

Rezerwacji Wydarzenia można dokonać poprzez:

• formularz kontaktowy dostępny na stronie Booking lub Contact Us,
• kontakt mailowy lub telefoniczny udostępniony w serwisie.

Standardowy proces rezerwacji obejmuje następujące etapy:

1. Zapytanie wstępne – Użytkownik przekazuje podstawowe informacje o planowanym Wydarzeniu (termin, lokalizacja, liczba gości, preferowane formaty rozrywki, budżet). Dane te służą do przygotowania propozycji i nie stanowią jeszcze wiążącej Rezerwacji.
2. Przygotowanie oferty – Organizator przedstawia wstępną ofertę zawierającą opis proponowanych usług, szacunkowy harmonogram, zakres obsługi, orientacyjną wycenę oraz warunki płatności.
3. Doprecyzowanie szczegółów – na podstawie uwag Klienta oferta może zostać dopasowana do indywidualnych potrzeb (liczba stołów, konfiguracja atrakcji, czas trwania, dodatkowe elementy, np. dekoracje).
4. Potwierdzenie terminu – Rezerwacja terminu następuje po zaakceptowaniu oferty oraz potwierdzeniu przez Organizatora dostępności zasobów (sprzętu, zespołu, logistyki).
5. Płatność zaliczki – w celu ostatecznego potwierdzenia Rezerwacji konieczne jest dokonanie przedpłaty/zaliczki w wysokości wskazanej w ofercie. Brak płatności w uzgodnionym terminie może skutkować anulowaniem Rezerwacji.
6. Potwierdzenie realizacji – po zaksięgowaniu zaliczki Organizator przesyła ostateczne potwierdzenie Wydarzenia, zawierające kluczowe ustalenia (termin, adres, godziny, zakres usług, kontakt do koordynatora).

Wszelka komunikacja w procesie rezerwacji może odbywać się drogą mailową, telefoniczną lub innym uzgodnionym kanałem. Użytkownik zobowiązany jest do podawania prawdziwych i aktualnych danych kontaktowych.

5. Wymagania lokalowe i techniczne

Aby zapewnić komfort uczestników oraz prawidłowe funkcjonowanie Usług, Klient zobowiązany jest do zapewnienia odpowiednich warunków lokalowych i technicznych w miejscu realizacji Wydarzenia, w szczególności:

• dostępnej przestrzeni umożliwiającej ustawienie stołów do pokera, ruletki, blackjacka oraz innych atrakcji (minimalne wymagania powierzchni mogą być określone indywidualnie w ofercie w zależności od liczby stołów i gości);
• stabilnej, równej powierzchni podłoża, umożliwiającej bezpieczne ustawienie sprzętu, dekoracji i elementów scenografii;
• dostępu do energii elektrycznej (gniazda o standardowych parametrach) w odległości umożliwiającej podłączenie oświetlenia, sprzętu eventowego i ewentualnych systemów nagłośnieniowych – chyba że oferta stanowi inaczej;
• zapewnienia bezpiecznych warunków logistycznych, w tym możliwości wniesienia i montażu sprzętu oraz jego późniejszego demontażu po zakończeniu Wydarzenia;
• zgodności miejsca realizacji z obowiązującymi przepisami sanitarnymi, przeciwpożarowymi i porządkowymi.

Szczegółowe wymagania mogą być przedstawione w trakcie przygotowania oferty. Klient zobowiązany jest poinformować Organizatora o wszelkich ograniczeniach lokalowych (np. brak windy, ograniczenia hałasu, godziny dostępności obiektu) najpóźniej na etapie finalnego potwierdzenia Rezerwacji.

6. Zasady płatności

Wycena Usług POL przygotowywana jest każdorazowo w sposób indywidualny, z uwzględnieniem zakresu prac, liczby uczestników, lokalizacji, daty Wydarzenia, czasu trwania oraz wybranego pakietu atrakcji.

Organizator może akceptować różne formy płatności, takie jak przelew bankowy, płatność na podstawie faktury pro forma lub inne metody uzgodnione z Klientem. Szczegóły dotyczące formy oraz terminów płatności są każdorazowo określane w ofercie lub potwierdzeniu Rezerwacji.

Standardowe zasady płatności obejmują:

• zaliczkę/przedpłatę – wymaganą do ostatecznego potwierdzenia Rezerwacji, w wysokości określonej w ofercie;
• płatność końcową – dokonywaną w terminie i formie uzgodnionej z Organizatorem (np. przed Wydarzeniem lub bezpośrednio po jego zakończeniu);
• warunki zwrotu – w przypadku odwołania Wydarzenia przez Klienta lub zmiany terminu z jego inicjatywy, stosowane są zasady anulacji i ewentualnych zwrotów określone w ofercie (mogą one uwzględniać m.in. minimalne terminy na odwołanie Wydarzenia bezkosztowo, potrącenia związane z poniesionymi kosztami rezerwacji zasobów itp.).

W przypadku opóźnienia płatności Organizator może wstrzymać realizację Usług lub odmówić rozpoczęcia Wydarzenia do momentu uregulowania należności, o czym poinformuje Klienta z wyprzedzeniem w miarę możliwości organizacyjnych.

7. Zasady uczestnictwa

Udział w Wydarzeniach POL odbywa się na zasadach integracyjnej rozrywki, w której priorytetem jest dobra zabawa, atmosfera i wspólne doświadczenie, a nie wygrane finansowe. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania następujących zasad:

• fair play – uczestnicy powinni przestrzegać zasad gier przedstawionych przez prowadzących oraz szanować pozostałych gości i zespół obsługi;
• brak realnego hazardu – formaty eventowe POL nie służą do zawierania zakładów pieniężnych ani prowadzenia gier hazardowych w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa; wszelkie żetony i punkty mają wyłącznie charakter symboliczny;
• bezpieczeństwo – uczestnicy zobowiązani są do zachowania zgodnego z zasadami bezpieczeństwa, niewykorzystywania sprzętu w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem oraz stosowania się do poleceń personelu w sytuacjach wymagających reakcji (np. ewakuacja, przerwa techniczna);
• kultura osobista – niedopuszczalne są zachowania agresywne, wulgarne, dyskryminujące oraz jakiekolwiek formy przemocy wobec innych uczestników i zespołu obsługi;
• ograniczenia wiekowe – w przypadku wydarzeń o tematyce kasynowej rekomendowane jest, aby uczestnikami były osoby pełnoletnie, chyba że inaczej uzgodniono z Organizatorem i format Wydarzenia został specjalnie dostosowany (np. wersja familijna, bez skojarzeń hazardowych).

Organizator zastrzega sobie prawo do przerwania lub ograniczenia udziału poszczególnych osób w atrakcjach w sytuacji rażącego naruszenia powyższych zasad lub gdy zachowanie uczestnika zagraża bezpieczeństwu Wydarzenia.

8. Odpowiedzialność POL

Organizator zobowiązuje się do dołożenia najwyższej staranności przy przygotowaniu i prowadzeniu Wydarzeń, w szczególności poprzez zapewnienie odpowiednio przeszkolonego personelu, sprawnego sprzętu, dekoracji oraz elementów scenografii, zgodnie z zakresem ustalonym z Klientem.

Odpowiedzialność POL obejmuje w szczególności:

• należyte przygotowanie i obsługę atrakcji zgodnie z przyjętą ofertą i harmonogramem, w granicach możliwości wynikających z warunków lokalowych i technicznych zapewnionych przez Klienta;
• dbałość o bezpieczeństwo użytkowania sprzętu będącego własnością Organizatora;
• podejmowanie działań minimalizujących skutki nieprzewidzianych sytuacji losowych (np. awarie sprzętu, nagłe zmiany warunków pogodowych w przypadku wydarzeń plenerowych), w zakresie możliwym z uwagi na charakter zdarzenia.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:

• szkody wynikające z nieprawidłowego przygotowania miejsca Wydarzenia przez Klienta lub operatora obiektu (np. brak wymaganej przestrzeni, brak dostępu do prądu, ograniczenia hałasu uniemożliwiające realizację programu);
• szkody powstałe z winy uczestników, w szczególności w wyniku nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa, fair play lub instrukcji personelu;
• pośrednie straty finansowe Klienta związane np. z utraconymi korzyściami, wizerunkiem lub frekwencją na Wydarzeniu;
• zdarzenia wynikające z działania siły wyższej, takich jak klęski żywiołowe, nagłe zakazy organizacji imprez, decyzje administracyjne itp.

Zakres odpowiedzialności każdorazowo ogranicza się do wartości wynagrodzenia należnego Organizatorowi za dane Wydarzenie, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.

9. Materiały promocyjne i wizerunek

W trakcie realizowanych Wydarzeń Organizator może, za zgodą Klienta oraz z poszanowaniem praw uczestników, wykonywać fotografie, krótkie nagrania wideo lub inne materiały dokumentujące przebieg atrakcji i atmosferę wydarzenia.

Materiały te mogą być wykorzystywane do celów marketingowych i promocyjnych, w szczególności na stronie internetowej arkanthar.com, w mediach społecznościowych, prezentacjach ofertowych i materiałach sprzedażowych, z zastrzeżeniem, że:

• utrwalanie i publikacja wizerunku uczestników odbywa się z poszanowaniem ich prawa do prywatności oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami dotyczącymi ochrony wizerunku;
• na życzenie Klienta lub uczestnika, wizerunek może zostać zanimizowany (np. poprzez kadrowanie, rozmycie, publikację ujęć z dystansu) albo materiał może zostać usunięty z kanałów pozostających pod kontrolą Organizatora, o ile jest to możliwe technicznie i organizacyjnie;
• szczegółowe zasady wykorzystania materiałów mogą być doprecyzowane w umowie lub korespondencji towarzyszącej Rezerwacji.

Klient, który nie wyraża zgody na utrwalanie materiałów z Wydarzenia w celach promocyjnych, powinien poinformować o tym Organizatora najpóźniej przed rozpoczęciem Wydarzenia, aby umożliwić dostosowanie formy dokumentacji.

10. Ochrona danych osobowych

Administratorem danych osobowych Użytkowników oraz osób kontaktujących się w celu dokonania Rezerwacji jest POL. Dane są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności RODO (Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) oraz innymi właściwymi przepisami krajowymi.

Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w następujących celach:

• obsługa zapytań kierowanych przez Użytkowników za pośrednictwem formularzy lub innych kanałów kontaktu;
• przygotowanie i przedstawienie ofert dotyczących Wydarzeń oraz realizacja Rezerwacji;
• realizacja obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze (np. rozliczenia księgowe, wystawianie dokumentów księgowych);
• dochdzenie lub obrona roszczeń związanych z zawartymi umowami;
• działania marketingowe dotyczące własnych usług POL, o ile zostały spełnione warunki prawne (np. zgoda na komunikację marketingową).

Szczegółowe informacje na temat zakresu przetwarzanych danych, podstaw prawnych, okresów przechowywania, praw osób, których dane dotyczą, a także ewentualnych odbiorców danych znajdują się w Polityce prywatności oraz Polityce cookies dostępnych w serwisie.

11. Reklamacje i rozstrzyganie sporów

Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą przebiegu Wydarzenia lub jakości świadczonych Usług, jeżeli uzna, że realizacja była niezgodna z ustalonym zakresem lub standardem uzgodnionym z Organizatorem.

Reklamację należy zgłosić w formie pisemnej (np. e-mail) w możliwie najkrótszym terminie, nie później jednak niż w okresie wskazanym w obowiązujących przepisach prawa lub we wspólnie uzgodnionych warunkach umowy. Zgłoszenie powinno zawierać:

• dane Klienta umożliwiające identyfikację Rezerwacji,
• opis zastrzeżeń oraz okoliczności ich wystąpienia,
• proponowany sposób rozwiązania sprawy, o ile Klient formułuje konkretne oczekiwania.

Organizator dokłada starań, aby reklamacje były rozpatrywane w sposób polubowny oraz w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę złożoność zgłoszenia. O wyniku rozpatrzenia reklamacji Klient zostanie poinformowany za pomocą kanału, którym przesłano zgłoszenie, chyba że strony uzgodnią inaczej.

W przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia w drodze mediacji lub negocjacji, spory wynikłe na tle interpretacji lub wykonywania regulaminu mogą zostać poddane rozstrzygnięciu właściwego sądu powszechnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

12. Zmiany w regulaminie i kontakt

Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w niniejszym regulaminie, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu świadczonych Usług lub funkcjonalności serwisu arkanthar.com. Zmieniony regulamin będzie publikowany w serwisie z odpowiednim wyprzedzeniem, a jego postanowienia stosuje się do Rezerwacji dokonywanych po dacie wejścia w życie zmian, chyba że co innego wynika z odrębnych ustaleń z Klientem.

W celu uzyskania dodatkowych informacji na temat regulaminu, aktualnych warunków świadczenia Usług, rezerwacji Wydarzeń lub kwestii związanych z danymi osobowymi, Użytkownik może skontaktować się z Organizatorem za pośrednictwem danych podanych w serwisie, w szczególności poprzez stronę Contact Us lub formularz dostępny na stronie Booking.