Polityka prywatności serwisu arkanthar.com

1. Wstęp

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników serwisu arkanthar.com, prowadzonego przez POL – markę organizującą mobilne wydarzenia rozrywkowe, w tym wieczory w stylu kasyna, formaty pokerowe, ruletkę, blackjacka oraz inne tematyczne doświadczenia eventowe na terenie Polski.

Polityka ma zastosowanie do wszystkich działań związanych z odwiedzinami strony internetowej, korzystaniem z formularzy kontaktowych i rezerwacyjnych, a także do komunikacji prowadzonej z nami drogą elektroniczną, telefoniczną lub podczas współpracy przy realizacji wydarzeń.

2. Zakres zbieranych danych

Podczas korzystania z serwisu oraz kontaktu z nami możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, stanowisko.
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie adres korespondencyjny lub adres miejsca wydarzenia.
• Dane związane z wydarzeniem: preferowana data i godzina, lokalizacja, szacowana liczba uczestników, wybrane formaty (np. poker, ruletka, blackjack), oczekiwany charakter wydarzenia (prywatne, firmowe, tematyczne).
• Dane techniczne: adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, szacunkowa lokalizacja, logi serwera, dane zbierane z wykorzystaniem plików cookies zgodnie z Polityką cookies.
• Dane dobrowolne: treść zapytań, opinie, referencje, informacje przekazywane w korespondencji lub podczas rozmów dotyczących organizacji wydarzeń.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak niektórych informacji może uniemożliwić przedstawienie oferty, dokonanie rezerwacji lub realizację usługi.

3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• Obsługa zapytań i rezerwacji: udzielanie odpowiedzi na przesłane formularze i wiadomości, doprecyzowanie szczegółów wydarzeń, przygotowanie wstępnych koncepcji oraz ofert cenowych.
• Realizacja usług: przygotowanie, organizacja i obsługa mobilnych wydarzeń rozrywkowych POL u klienta, w tym dopasowanie programu (np. poker, ruletka, blackjack) do potrzeb uczestników.
• Kontakt operacyjny: bieżący kontakt związany z obsługą wydarzeń, zmianami terminów, logistyką, potwierdzeniami oraz rozliczeniami.
• Rozliczenia i dokumentacja: przygotowanie umów, faktur, dokumentów księgowych i ewentualnych rozliczeń po zakończeniu wydarzenia.
• Bezpieczeństwo serwisu: zapewnienie bezpieczeństwa serwisu arkanthar.com, przeciwdziałanie nadużyciom, analizowanie błędów technicznych i statystyk ruchu.
• Marketing bezpośredni (opcjonalnie): prezentowanie aktualnej oferty, nowych formatów rozrywki i pakietów eventowych – wyłącznie w zakresie dozwolonym przez prawo; w każdej chwili możesz sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu.

4. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Podstawy prawne przetwarzania obejmują w szczególności:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz do wykonania umowy (np. przygotowanie oferty, organizacja wydarzenia).
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (np. obowiązki podatkowe i księgowe).
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu, dochodzeniu lub obronie roszczeń, analizie jakości usług oraz rozwijaniu oferty eventowej.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadkach, gdy jest wymagana (np. dobrowolny zapis do newslettera, wyrażenie zgody na publikację referencji lub zdjęć z wydarzenia, jeżeli dotyczą osoby możliwej do zidentyfikowania).

5. Odbiorcy danych

W związku z realizacją naszych usług dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Podmiotom IT i hostingowym – dostawcom usług utrzymania serwerów, poczty elektronicznej i infrastruktury technicznej serwisu arkanthar.com.
• Podmiotom współpracującym przy wydarzeniach – zaufanym partnerom wspierającym realizację wydarzeń (np. obsługa techniczna, podwykonawcy scenografii, foto/video), wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania usług.
• Biuru rachunkowemu i doradcom – w zakresie niezbędnym do obsługi księgowej i prawnej.
• Operatorom płatności i bankom – jeżeli jest to konieczne do realizacji płatności lub zwrotów.
• Organom publicznym – jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnych żądań uprawnionych organów.

W każdym przypadku przekazywania danych wymagamy od odbiorców zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i poufności oraz przetwarzania danych wyłącznie w celu, w jakim zostały im powierzone.

6. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu przetwarzania oraz wymogów prawnych. Co do zasady:

• Dane związane z zapytaniami ofertowymi przechowujemy przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, a następnie maksymalnie przez 12 miesięcy w celach dowodowych i analitycznych.
• Dane związane z zawartą umową i realizacją wydarzenia przechowujemy przez okres trwania współpracy, a po jej zakończeniu – przez okres wymagany przepisami prawa (np. 5 lat dla dokumentacji księgowej licząc od końca roku kalendarzowego).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania, o ile nie występuje inna podstawa prawna do dalszego przechowywania.
• Dane techniczne i statystyczne wynikające z korzystania z serwisu przechowujemy przez okres niezbędny do celów bezpieczeństwa, utrzymania ciągłości działania i analizy ruchu, zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce cookies.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

7. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane oraz otrzymać ich kopię.
• Prawo do sprostowania danych – możesz żądać poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych – w określonych przypadkach możesz zażądać usunięcia swoich danych (np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, a nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania w sytuacjach przewidzianych przez RODO (np. na czas sprawdzania poprawności danych).
• Prawo do przenoszenia danych – w zakresie określonym przepisami, możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie i przekazać je innemu administratorowi.
• Prawo sprzeciwu – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego.
• Prawo do wycofania zgody – w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, możesz ją w dowolnym momencie wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• Prawo do skargi – przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy prawa.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami w sposób opisany w części „Kontakt i zgłaszanie naruszeń”.

8. Środki bezpieczeństwa

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją. W szczególności:

• korzystamy z bezpiecznych rozwiązań hostingowych oraz aktualnego oprogramowania serwerowego,
• stosujemy szyfrowanie transmisji danych (np. protokół HTTPS) w celu ochrony informacji przesyłanych między użytkownikiem a serwisem arkanthar.com,
• ograniczamy dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób i podmiotów, którym dostęp jest niezbędny do realizacji powierzonych zadań,
• współpracujemy wyłącznie z podmiotami, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych,
• dbamy o regularne aktualizacje systemów oraz stosowanie dobrych praktyk w zakresie ochrony informacji.

Pamiętaj, że korzystanie z Internetu wiąże się z ryzykiem, jednak dokładamy starań, aby ograniczyć je do niezbędnego minimum i zapewnić wysoki poziom ochrony danych – zarówno podczas korzystania z serwisu, jak i w trakcie współpracy przy organizacji wydarzeń.

9. Kontakt i zgłaszanie naruszeń

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, realizacją przysługujących Ci praw lub zgłoszeniem naruszeń możesz skontaktować się z nami:

• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt,
• poprzez dane kontaktowe wskazane w serwisie arkanthar.com (zakładka Kontakt).

W zgłoszeniu naruszenia prosimy, w miarę możliwości, o opisanie sytuacji oraz wskazanie, jakiego rodzaju danych dotyczy problem. Dzięki temu będziemy mogli szybciej przeanalizować sprawę i podjąć odpowiednie działania naprawcze.

Aktualna wersja Polityki Prywatności obowiązuje od dnia publikacji w serwisie arkanthar.com i może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa lub modyfikacji sposobu świadczenia usług. Informacja o istotnych zmianach może zostać opublikowana na stronie.